Как оптимизировать затраты на деловые поездки/презентации и налоговый учёт

Можно ли учесть представительские расходы в своем налоговом учёте и тем самым снизить налоговую нагрузку?

Если да, то какие конкретно расходы поставщик вправе учитывать? И к какой группе расходов их отнести?

Комментарий Ксении Щегловой.

Материал подготовили

Вы - поставщик товара и хотите показать своим покупателям, как изготовитель, с которым Вы сотрудничаете, производит продукцию.

Конечно, эти действия Вы совершаете в целях увеличения объема продаж.

При этом расходная часть (билеты на проезд, доставку, проживание) является достаточно значительной. Можно ли учесть подобные расходы в своем налоговом учёте и тем самым снизить налоговую нагрузку?

Представительские расходы и нормы НК РФ

Перечень расходов, которые можно применить в целях определения налога на прибыль организаций, является открытым.

При этом надо помнить, что все понесенные затраты должны быть обоснованы и документально подтверждены.

Нормы НК РФ позволяют поставщику учесть расходы на официальный прием и обслуживание представителей других компаний при определении налога на прибыль (в том числе и за пределами места, где поставщик осуществляет свою деятельность).

Таким расходам дано официальное определение – представительские и прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

Какие именно расходы относятся к представительским?

Представительские - это затраты на проведение официального приема (завтрак, обед, буфетное обслуживание, а также проезд участников к месту проведения мероприятия и обратно).

Расходы на развлечения, отдых, профилактику или лечение исключены.

А вот обоснованность таких дорогостоящих расходов, как проживание в гостинице, стоимость ж/д и авиабилетов, прямо не отнесены к представительским, поэтому их необходимо классифицировать либо как представительские, либо, как прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

Позиция контролирующих органов и судов относительно подобных расходов

Минфин России придерживается четкой формальной позиции: затраты на проживание  и доставку представителей покупателя не могут быть учтены в составе расходов, так как данный вид расходов не предусмотрен НК.

Однако суды, которые рассматривают дела каждый день и находятся гораздо ближе к проблемам налогоплательщиков, имеют совсем другое мнение и отмечают, что:

«понятие «обслуживание» в смысле п. 2 ст. 264 НК РФ имеет широкий спектр и туда можно отнести обеспечение жильем как нормальное существование человека, прибывшего из другого населенного пункта. А приглашенные представители других организаций, прибыли для участия в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, соответственно, расходы на их проживание в соответствии с условиями договора относятся на общество».

Таким образом, расходы на проживание в гостинице представителей контрагента, можно отнести к представительским расходам.

Расходы на проезд представителей покупателя необходимо распределить на два вида:

  1. оплата проезда прибывших приглашенных лиц напрямую от вокзала, от места принимающей стороны или от гостиницы непосредственно к месту проведения официального мероприятия – это представительские расходы.
  2. оплата стоимости проезда участников из других городов или стран в город, в котором состоится официальное мероприятие – это прочие расходы (Постановление ФАС Московского округа от 23.05.2011 N КА-А40/4584-11).

Старший юрист ЦПП «ЮрИнвест» Ксения Щеглова:

Для уменьшения споров и разногласий с контролирующими органами по вопросу учёта подобных расходов рекомендую поставщикам подготовить ряд документов, которые дополнительно будут подтверждать обоснованность расходов.

 

Начать следует со внутренних документов, устанавливающих порядок траты средств на представительские расходы, в том числе приказы об установлении норм на отдельные виды представительских расходов, акты об отнесении затрат к представительским расходам и иные.

 

Также хочется порекомендовать подписать соглашения с покупателями, либо разослать клиентам письма, согласно которым все расходы, связанные с проводимым мероприятием, будь то проживание, проезд, буфетное обслуживание, принимающая сторона – поставщик, берет на себя. Также возможно включение такого условия в действующие и будущие договоры.

 

Такие «бумажные меры» не будут излишними, поскольку предотвратят возможный риск «задвоения» учёта указанных расходов обеими сторонами.

 

Кроме того, наличие таких документов, как товарные накладные и иные, согласно которым по результатам поездки клиентом были приобретены товары, будет наиболее веским доказательством экономической обоснованности произведенных расходов.

Центр правовой поддержки «ЮрИнвест» регулярно занимает лидирующие позиции в рейтинге лучших региональных юридических фирм страны по версии ПРАВО300.ру в номинациях «Налоговое право и налоговые споры» и «Разрешение споров в судах общей юрисдикции».

Доверьте нам решение сложных юридических задач, и мы будем рады Вам помочь! 

Напишите нам

Материалы по теме